Microsoft Kaizala è un’app di messaggistica e gestione del lavoro, lanciata nel 2017, per il teamwork, le chat, la comunicazione di gruppo e la condivisione di file, ora disponibile in oltre 25 paesi. Consente di collaborare con altri utenti all’interno e all’esterno dell’organizzazione. Inviare e ricevere messaggi istantanei, coordinare le attività, inviare fatture ed usare strumenti speciali per interagire con il team ovunque ti trovi.

Probabilmente non l’avete ancora sentita nominare ma, presto, la conoscerete molto bene. Nata per il mercato indiano da un progetto sperimentale portato avanti nell’incubatore Garage del gruppo di Redmond, da novembre 2018 è disponibile a livello globale, gratuitamente per tutti gli abbonati business al pacchetto Office 365. Kaizala è attualmente disponibile in commercio a livello internazionale tranne che in alcuni paesi ed è disponibile in tutto il mondo come app gratuita in tutti i negozi Android e iOS.

Si tratta di un’applicazione adatta ad aziende di qualsiasi dimensione: creata con un design minimalista, semplice da utilizzare e molto potente. Lo scambio di messaggi è istantaneo, sondaggi e survey sono semplici da creare ed inviare e la geolocalizzazione di colleghi/impiegati è acquisibile in pochi secondi.

Kaizala ha al suo interno tutto quello di cui si ha bisogno per una comunicazione trasparente, interna ed esterna all’azienda. Per gli abbonati business al pacchetto Office 365, l’utilizzo non prevede alcuna spesa aggiuntiva: basta effettuare il download del software sul proprio device Android o iOS, direttamente dalle piattaforme Play Store e App Store.

Può sembrare un’alternativa a WhatsApp Business, ma Kaizala è pensata per gestire lo scambio tra colleghi, sviluppata con un’attenzione particolare alla sicurezza. Ad esempio, dopo aver rimosso un utente da un gruppo attraverso la dashboard di controllo, l’amministratore può decidere di eliminare la cronologia della chat dal suo dispositivo. Ancora, la gestione dei dati avviene in conformità con quanto previsto da normative e standard come ISO 27001, SOC2, HIPAA e GDPR.

Mancano chiamate e videochiamate, ma si possono condividere messaggi di testo, immagini, video, documenti e contatti, creare sondaggi, fissare meeting e assegnare compiti, diramare un annuncio collettivo e inviare la propria posizione geolocalizzata. Le caratteristiche sono ben riassunte nel breve filmato in streaming di seguito.

Chi non dispone di un abbonamento business a Office 365 può ugualmente scaricare e utilizzare l’applicazione nella sua versione Pro, ma a fronte di una spesa mensile pari a 1,50 dollari. Questa include feature avanzate come la gestione avanzata dei gruppi, la consultazione di report dettagliati e la generazione di statistiche, il tutto basato sull’infrastruttura cloud di Azure.

Kaizala: business e chat

Kaizala ha caratteristiche che richiamano altre soluzioni Microsoft dedicate alla comunicazione e destinate alla cosiddetta Firstline Workforce composta da chi opera in movimento o che comunque non dispone di una postazione fissa in ufficio: tra queste Teams, F1 e StaffHub. In questo caso il focus è però sull’esperienza mobile, con un’interfaccia e una modalità di interazione ottimizzate appositamente per gli smartphone.

Le sue funzionalità principali, come già accennato, sono creare gruppi e sottogruppi per una comunicazione semplice, creare, assegnare e tracciare i progressi di un lavoro, raccogliere feedback attraverso sondaggi e survey e costruire report visivi.

Al momento, all’interno di Kaizala, sono possibili 11 azioni differenti che coprono le necessità dei vari dipartimenti e/o processi aziendali.

Qui sotto le principali:

  • Announcements: funzionalità maggiormente utilizzata. Permette di inviare un messaggio ad un intero gruppo e di ricevere risposte attraverso like e commenti;
  • Jobs: sono messaggi di chat che assegnano task ad un impiegato e ne tracciano lo stato di progresso. I commenti possono essere aggiunti da amministratori o altri membri del gruppo. A lavoro completato, viene inviata una notifica all’amministratore.
  • Locations: vi sono 4 azioni disponibili riguardo la location, inclusa la location con foto che verifica che colleghi ed impiegati si trovino nel luogo prestabilito.
  • Let’s Meet: funzionalità utilizzata per mandare inviti di meeting e ricevere una veloce risposta all’interno della medesima chat.
  • Quick Polls & Surveys: sono due strumenti fantastici per raccogliere informazioni dai membri di un gruppo, da clienti o fornitori. Inviate comodamente una domanda al gruppo e ricevete le varie risposte tramite chat.
  • Submit Bill: permette agli utenti di scattare foto di una fattura e condividerne i dettagli con un gruppo o un cliente.

Tra le realtà che già hanno sperimentato le funzionalità di Kaizala ci sono le indiane Alembic Pharmaceuticals, Apollo Hospitals e Narayana Health attive nel settore farmaceutico e nella tutela della salute, la keniota M-KOPA Solar che opera nel settore delle energie rinnovabili, l’istituto di credito YES BANK e lo stato indiano dell’Andhra Pradesh. Semplici test, anche se già su larga scala, in vista dell’odierna apertura globale.

Microsoft Kaizala: la nuova app per la comunicazione aziendale - Consulenza IT, Formazione informatica - Nexsys

Kaizala: download

Dal proprio dispositivo Android o iOS, accedere alle piattaforme Play Store e App Store e scaricarla gratuitamente.

App Kaizala per dispositivi mobili

Puoi scaricare l’app Kaizala per dispositivi mobili gratuitamente da Google Play Store per telefoni Android e App Store per telefoni iOS.

Requisiti per le app

  • telefono Android con Android 4,3 o versione successiva
  • telefono iOS con iOS 9,0 o versione successiva
  • connessione Internet o dati cellulari
  • se si usa un tablet, deve ricevere dati cellulari
  • il numero di telefono che si sta registrando deve ricevere SMS

Caricare l’app per dispositivi mobili

  1. nel dispositivo mobile scaricare Microsoft Kaizala da Google Play Store o dall’ App Store
  2. toccare per iniziare
  3. Immettere il nome e il numero di telefono e quindi toccare Avanti
  4. Consentire a Kaizala di verificare il numero di telefono e importare l’elenco contatti
  5. Si è pronti per iniziare a usare Kaizala

Importante: un account Microsoft Kaizala può essere verificato solo con un numero di telefono. Lo stesso numero non funzionerà per più account.

App Web Kaizala

Kaizala Web è un’app Web che consente di usare le funzionalità dell’app per dispositivi mobili Kaizala nel computer.

Scaricare l’app Web

  1. Nel computer accedere a https://webapp.Kaiza.la/ nel Web browser Microsoft Edge o Google Chrome.
  2. Immettere il numero di telefono di Kaizala e quindi selezionare genera codice.
  3. Nel telefono, nell’app Kaizala, passa a chat + Web Kaizala per visualizzare il codice di associazione.
  4. Nel computer, nella pagina codice di verifica, immettere il codice di associazione e quindi selezionare Verifica & accedi.
  5. Ora puoi usare Kaizala nel computer e nell’app per dispositivi mobili.

Per altre informazioni sulle caratteristiche sono attualmente disponibili nell’app Web, vedere Kaizala Web.

Per iniziare ad utilizzare Kaizala, per configurare il proprio profilo, avviare una chat, creare un gruppo, configurare una riunione e visualizzare gli elementi di azione, consultare l’articolo Microsoft dove sono illustrati tutti i passaggi per sistemi Android, iOS e Web App: Guida introduttiva di Kaizala.

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Kaizala: sicurezza e privacy

Il team Microsoft sta aggiornando continuamente Kaizala per salvaguardare le informazioni. I servizi ed i dati sono ospitati in Microsoft 365 e nella piattaforma cloud di Microsoft Azure. In Microsoft la sicurezza è sempre presa molto sul serio.

Ad esempio:

  • come cliente, si è completamente proprietari di tutti i dati in Kaizala
  • Microsoft segue le procedure SDL (Security Development Lifecycle) per tutte le fasi di sviluppo del prodotto
  • Kaizala aderisce alle procedure di Office Trustworthy Computing (OTwC) per gestire i dati organizzativi e individuali
  • Kaizala segue il Framework di conformità Microsoft 365 per l’archiviazione, la conservazione e la trasmissione dei dati
  • Kaizala è ospitato in un’infrastruttura di Microsoft 365 e Azure di livello mondiale e viene eseguita con un’operazione di servizio trasparente

Kaizala = app Office 365?

Kaizala non è un’applicazione di Office 365 tradizionale come lo sono Word, PowerPoint, o OneNote: questo perché è gratuita. Utilizzando, invece, Kaizala Office Add-in l’app viene integrata con Office 365 ed aumentano le sue potenzialità. Con l’add-in abilitato, infatti, gli utenti potranno inviare, scaricare e modificare file di Office 365 in real time.

Il portale di gestione di Kaizala (Kaizala Management Portal) è il luogo in cui è possibile gestire e customizzare l’app per adattarla alle esigenze dell’azienda. Gli amministratori possono coinvolgere gli utenti, impostare e gestire i gruppi, aggiungere fornitori, partner, clienti e molto altro. Kaizala usa un portale di gestione basato sul Web per gestire gli utenti, i report e le caratteristiche di estensibilità. Per accedere al portale è necessaria una licenza Microsoft 365.

Gli sviluppatori possono invece creare e customizzare le azioni in Kaizala ed aggiungere connettori per integrarvi i sistemi aziendali, oltre a poter progettare azioni personalizzate tramite il portale di gestione. Per altre informazioni e per gli articoli della Guida per gli sviluppatori, consultare Kaizala Developer Platform.

Anche Microsoft Flow è disponibile come connettore. Da questa integrazione, è possibile impostare dei flussi di lavoro tra le due app di modo che all’accadere di una determinata azione in un’app, scaturisca un workflow nell’altra. Per saperne di più su quest’utile integrazione, leggete l’articolo: Integrate your workflow in Kaizala using Microsoft Flow.

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Kaizala & Office 365: consulenza e progettazione

Al giorno d’oggi sempre più aziende usano Internet e le App in cloud per lavorare, essere più produttivi e abbattere i costi di gestione. Nexsys, azienda informatica di Verona, ti affianca nell’adozione di nuovi sistemi e/o app per la tua azienda attraverso i seguenti servizi: