In questo articolo parleremo di Microsoft Planner, uno strumento di gestione delle attività e dei progetti che può essere integrato direttamente in Microsoft Teams e altri prodotti MS Office. Microsoft Planner crea una panoramica di facile utilizzo delle attività che devono essere completate, in un dashboard all-in-one che può essere condiviso tra i membri del team. In quanto strumento organizzativo, lo scopo di Planner è quello di rendere più facile per i dipendenti lavorare insieme, consolidando tutte le loro informazioni e mantenendole visibili e trasparenti.

Attraverso il Microsoft Team Planner, i membri del team possono condividere compiti, collaborare tra loro e tenere discussioni su progetti e attività. In quanto prodotto multipiattaforma, è possibile accedere al pianificatore da qualsiasi luogo ed è utilizzabile su desktop, telefoni cellulari e altri dispositivi intelligenti.

Le notifiche tramite posta elettronica e la funzionalità basata su Microsoft Teams assicurano che i membri del team non perdano attività importanti e che tutti i membri del team siano sempre sulla stessa pagina.

Il pianificatore del team Microsoft semplifica la connessione e la collaborazione di più team e reparti di marketing. All’interno della pianificazione, i membri del team possono monitorare diversi progetti di marketing, suddividendo ogni progetto in passaggi facili da raggiungere e assicurandosi che tutti i membri del team sappiano di quali strategie e attività sono responsabili.

Perché integrare Microsoft Teams e Planner?

 Sebbene Microsoft Planner possa essere utilizzato come prodotto autonomo, l’integrazione di Planner nella piattaforma Microsoft Teams presenta molti vantaggi. All’interno di Office 365, la piattaforma Microsoft Teams fornisce canali di chat e chat one-to-one attraverso le quali i membri del team MS possono comunicare, connettersi e collaborare. Quando integrato con il pianificatore, Microsoft Teams consente di: 

  • Collaborare semplicemente con gli altri membri del team, in modo efficace: con un’integrazione tra le due piattaforme, i membri del team saranno in grado di vedere facilmente le attività e i progetti a cui sono assegnati gli altri. 
  • Assegnare compiti all’interno dei team: in Microsoft Teams, i progetti e le attività di Microsoft Planner possono essere distribuiti e tracciati rapidamente, con ogni membro del team a conoscenza dei progetti di cui è responsabile.
  • Interagire in modo più efficiente: la combinazione di Microsoft Planner con Microsoft Teams rende possibile discutere, condividere e modificare facilmente questi documenti in tempo reale, tramite allegati, note e file integrati di Microsoft Teams.
  • Gestire, monitorare e mantenere la pianificazione del team dall’interno della piattaforma Microsoft Teams: il collegamento del pianificatore del team Microsoft con Microsoft Teams è simile al collegamento del calendario Microsoft a Microsoft Teams.

Come usare Planner in Teams

Microsoft Planner può essere facilmente integrato con Microsoft Teams aggiungendo una scheda di pianificazione all’interno della piattaforma Microsoft Teams. Vediamo come…

L’installazione è un’operazione veloce, che si effettua semplicemente aggiungendo (clic su +) ad uno dei canali di Teams l’app Planner da cercare nella repository della suite.

Integrazione di Planner in Microsoft Teams

Dopo aver creato il nuovo piano di lavoro, la pagina principale di Planner consiste in un menù con le voci BachecaGraficiPianificazione. 

BACHECA

È la funzione principale di Planner: da qui possiamo inserire in “contenitori” (che possono essere mansioni, lavorazioni, clienti) le attività che andremo a pianificare e gestire. Una volta creati, andremo ad assegnare le attività per ogni contenitore, specificando nome dell’attività, scadenza e utenti di teams assegnati. ogni attività, questa è ulteriormente editabile, assegnando per esempio una priorità, oppure lo stato di avanzamento, come pure la possibilità di inserire link o condividere files.

Integrazione di Planner in Microsoft Teams

Al completamento dell’attività, cliccando sul pulsante a fianco del nome dell’attività stessa, queste vengono classificate come completate, spariscono dalla vista principale venendo inserite nella lista “mostra completate”,

Integrazione di Planner in Microsoft Teams

lista consultabile per avere lo storico della attività svolte per il singolo contenitore.

GRAFICI

In Grafici abbiamo una vista dello stato di avanzamento delle attività, suddiviso per contenitori, priorità nonché, per ogni membro, le attività eseguite/da eseguire dal singolo. Offre, inoltre, una panoramica del carico di lavoro corrente e del lavoro completato, consentendo ai membri del team di vedere lo stato e l’avanzamento di vari progetti a colpo d’occhio.

PIANIFICAZIONE

In Pianificazione abbiamo una vista d’insieme del calendario in cui sono inserite le attività in base alla loro data di scadenza e che sono singolarmente richiamabili ed editabili in caso di necessità.

Scopri di più su Come usare Planner in Teams nel nostro video pillola dedicato.

Ricapitolando, in Microsoft Teams puoi:

  • Aggiungere un “contenitore”: ogni bucket è una selezione di attività, spesso note utilizzate per denotare ampie sezioni di un progetto.
  • Aggiungere un “compito”: ogni attività rientra in un contenitore e ha lo scopo di suddividere ogni secchio in piccoli passaggi gestibili.
  • Assegnare direttamente le attività ai membri del team: i membri del team verranno avvisati del fatto che è stata assegnata loro un’attività.

 È possibile personalizzare le attività impostando:

  • uno stato per l’attività e una data di scadenza;
  • posizionamento dell’attività a un livello di priorità, inclusi i livelli di priorità personalizzati;
  • voci di elenco di controllo, descrizioni e allegati per definire ulteriormente l’attività.

Nella dashboard di Microsoft Teams, ogni attività può essere discussa con i membri del team e queste discussioni verranno salvate in modo che possano essere facilmente referenziate. Tutto questo insieme rende più facile per i team anche di grandi dimensioni collaborare e comunicare in modo efficace attraverso l’ecosistema di Microsoft Teams. Se abbinato a Microsoft Teams, il Planner diventa un’aggiunta potente a qualsiasi strategia di marketing.

Microsoft Teams: l’applicazione “Planner” diventa “Tasks”

Dopo un piccolo ritardo e tre mesi dopo un annuncio iniziale, il 28 Luglio Microsoft ha annunciato di aver iniziato a distribuire la nuova app Attività in Microsoft Teams. Si tratta di un lancio graduale che continuerà fino a settembre 2020, quindi questo significa che non tutti lo vedranno ancora.

La nuova esperienza è basata sia su Planner che su Microsoft To Do ed è essenzialmente un rebranding dell’app Planner preesistente all’interno di Microsoft Teams, creando un hub centrale per tutto il lavoro di squadra. Microsoft Teams Planner cambia il nome in Task e unifica la gestione delle attività in Outlook, Planner, Microsoft To Do e Teams.

Tasks, una delle app più recenti per Microsoft Teams, è nuova esperienza per Teams è un rebranding dell’app Microsoft Planner in Teams, si collega al resto di Microsoft 365 e riunisce i tuoi contenuti in un hub centrale per Teamwork. Esistono molti modi in cui l’app Tasks è simile a Planner.

Tasks in pratica collega le attività che sono state aggiunte ai canali Teams, Microsoft To Do, Outlook e Planner.

Scopri di più su Microsoft Teams nei nostri video dedicati oppure nell’articolo “Cos’è come funziona e cosa si può fare in Microsoft Teams”. Nexsys propone corsi di formazione su Microsoft Teams: uno destinato alle figure IT che intendono gestire dal punto di vista amministrativo Teams,  Corso Microsoft Teams & Office 365 e un corso di formazione destinato agli utenti finali che invece intendono utilizzare in maniera smart la soluzione di collaborazione, sfruttando tutte le potenzialità che lo strumento Microsoft mette a disposizione.

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