Microsoft Forms è un’applicazione di Microsoft 365 semplice ed intuitiva che ti consente di creare test e sondaggi da indirizzare ad altre persone: al tuo team di lavoro, ai tuoi clienti ma anche ad amici e familiari. In questo modo, puoi facilmente acquisire le informazioni di cui hai bisogno.  

Questo strumento è molto utile soprattutto in ambito aziendale in quanto permette di raccogliere i dati necessari per il tuo business, ma anche il feedback dei dipendenti e i dati riguardo il loro livello di soddisfazione.  

Puoi condividere i sondaggi per favorire la collaborazione tra i gruppi. È presente anche un supporto multilingue per dare la possibilità a tutti di dar voce alle proprie idee. 

Per poter usufruire di Microsoft Forms bisogna possedere una di queste licenze:

Office 365 per le scuole:

  • Office 365 Education
  • Office 365 A1 Plus
  • Office 365 A5
  • Scuole già in possesso di licenza E4 prima del suo ritiro

Office 365 commerciali:

  • Office 365 Business Essentials
  • Office 365 Business Premium
  • Office 365 Business
  • Office 365 ProPlus
  • Office 365 Enterprise E1, E3, and E5 plans
  • Clienti commerciali già in possesso di licenza E4 prima del suo ritiro

Per ogni licenza di Forms si possono creare fino a 200 forms privati mentre ogni gruppo di Office 365 dove viene abilitato Microsoft Forms può avere fino a 200 forms al suo interno. Inoltre, ogni forms può ricevere un massimo di 50.000 risposte.

Cos’è e come funziona Microsoft Forms - Consulenza IT - Nexsys

Cosa si può fare con Microsoft Forms

Creazione e modifica di un form

Forms è abbastanza intuitivo da usare, per prima cosa fai clic su “Nuovo modulo” per iniziare.

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Si apre un modulo vuoto. Clicca su “Modulo senza titolo” e digita un nome per il questionario.

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Dopo aver inserito un titolo, hai la possibilità di aggiungere un’immagine e una descrizione. Fai clic su “Aggiungi nuovo” per iniziare, appaiono molteplici scelte: scelta multipla, testo, valutazione e/o data/ora. Cliccando sul menù a tendina alla destra, avrai anche la possibilità di aggiungere una classificazione, una scala Likert, caricare file o una domanda sul punteggio Net Promoter Score. Vediamo insieme come aprire una nuova domanda a scelta multipla.

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Aggiungi la domanda e poi aggiungi le opzioni che vuoi che le persone scelgano.

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Non è presente l’opzione “Salva” in Moduli, poiché i dati vengono salvati automaticamente mentre procedi. Se vuoi che le persone possano scegliere più di una delle risposte che elenchi, puoi selezionare l’opzione “Risposte multiple“.

Cos’è e come funziona Microsoft Forms - Consulenza IT - Nexsys

Quando hai finito, puoi fare clic fuori dalla domanda per vedere come apparirà alle persone che la compileranno (nota la stella rossa, il che significa che chiunque compila il modulo è tenuto a rispondere a questa domanda).

Fai clic sull’opzione “Anteprima” nel menu in alto a destra per vedere l’intero questionario come lo vedrebbero gli utenti e provare a inserire le risposte per vedere se funziona come previsto.

Se desideri modificare il tema del questionario, fai clic sull’opzione “Tema” e scegli un’immagine a tinta unita o di sfondo. Se desideri utilizzare un’immagine personalizzata per lo sfondo, c’è un pulsante “carica immagine” in basso a destra.

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Al termine clicca su “Condividi” per inviare il tuo sondaggio.

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Impostazioni del form

Cliccando sui tre punti in alto a destra è possibile settare alcune impostazioni del nostro form.

  1. Alla voce “Impostazioni”:
  • decidere chi può compilare il form
  • gestire le impostazioni di risposta al formcome, ad esempio, dare un periodo di validità al questionario oppure gestire le notifiche tramite e-mail
  1. Alla voce “Multilingue”, scegliere la lingua principale ed una aggiuntiva
  2. Sono poi presenti le opzioni “Stampa Modulo”, “Feedback” e “Condizioni
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Creazione di un quiz in Microsoft Forms

I sondaggi non sono l’unica feature di Microsoft Forms. Infatti, con quest’app è possibile anche creare dei quiz seguendo i medesimi passaggi per la creazione del questionario. La differenza fondamentale è quella che nei quiz è possibile attribuire un punteggio variabile ad ogni domanda e anche dei suggerimenti una volta che il candidato sceglierà le risposte.

Nella Dashboard, chi ha creato il quiz potrà visualizzare le risposte oltre ad una serie di statistiche. Cliccando su “Review Answers” potrai inserire manualmente le risposte corrette per ogni domanda. Mentre il candidato, finito il test, tornando sul link di accesso e cliccandoci sopra, vedrà che punteggio ha ottenuto e quanto valeva ogni domanda.

Integrazione con Microsoft Teams

È possibile integrare i due programmi di casa Microsoft, Forms e Teams creando un questionario o un quiz all’interno di un Gruppo di Office 365 per collaborare, modificare o visualizzare i risultati di un singolo Form. Per prima cosa bisogna tornare all’interfaccia iniziale di Microsoft Forms, poi andare su Group Forms e scegliere il Gruppo di Office 365 e cliccare su New group Form. Dopo che si saranno aggiunti elementi al Form, bisognerà passare sull’applicazione Microsoft Teams ed aggiungere il Form appena creato al Team di appartenenza. Su Teams è possibile anche aggiungere un sondaggio all’interno di una chat aggiungendo Microsoft Forms alla chat. 

Amministrazione

Poniamo particolare attenzione anche agli strumenti di amministrazione di Microsoft Forms, raggiungibili dalla pagina di amministrazione di Microsoft 365 e cliccando Settings -> Settings -> Microsoft Forms. Ciò che merita attenzione sono le impostazioni di condivisione esterna e protezione dal phishing ovvero quella truffa informatica nella quale il malintenzionato prova ad ingannare la sua vittima inducendola a cedere alcuni dati sensibili fingendosi qualcuno che non è.

Limitare la condivisione esterna di Microsoft Forms è una scelta utile considerando il fatto che all’interno di una azienda Microsoft Forms può essere utilizzato per raccogliere materiale sensibile. Si può dunque abilitare la protezione dagli attacchi di phishing in modo che l’utente non abbia la possibilità di condividere il Form e che l’amministratore venga avvisato all’interno del Security & Compliance Center qualora ci fosse un tentativo di condivisione.

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Forms gratuito per uso personale

Nel novembre 2020, Microsoft ha annunciato di aver scelto di rendere gratuito Microsoft Forms per uso personale. Potremo, quindi, sfruttare questo performante strumento online per creare sondaggi e quiz in pochi minuti, traendo vantaggio dagli algoritmi innovativi basati sull’intelligenza artificiale.

Microsoft Forms è uno più conosciuti tra i numerosi servizi che Microsoft ha messo a nostra disposizione. Con la scelta di renderlo gratuito per uso personale l’azienda ha deciso di favorire ancor di più la diffusione di questo utile strumento, vista anche la concorrenza eccellente (e gratuita) di prodotti simili presenti, per esempio, nella Google Suite, che ricordiamo ora si chiama Workspace.

Durante Ignite 2021, Microsoft ha annunciato veramente tante novità che verranno aggiunte ai suoi tool di collaborazione. 

Sono state presentate nuove funzionalità anche per Microsoft Forms. 

  • Integrazione con Teams
  • Suggerimenti sondaggio
  • Open text pools
  • La risposta corretta

Vediamole insieme…

Integrazione con Teams 

Microsoft Forms, come già accennato, è stato integrato con i meeting in Teams, infatti è sempre più stretta l’interazione tra i due strumenti per aggiungere funzionalità di live survey durante i meeting aziendali.  

Suggerimenti sondaggio 

Microsoft Forms ti propone alcuni sondaggi in fase di configurazione di un meeting, nel tab “Pools”, in base all’oggetto del meeting cioè ti offre la possibilità di avere dei suggerimenti un po’ più smart per la creazione di un sondaggio, proposti da Microsoft in base al titolo e alle necessità del tuo meeting.  

Open text pools 

È stata aggiunta la funzionalità che ti permette di inserire all’interno dei form/survey che vengono inseriti in un meeting o un webinar su Teams, le domande aperte. 

La risposta corretta

Finora era disponibile soltanto la possibilità di inserire domande a risposta chiusa. Ora, non solo puoi inserire domande aperte, ma anche aggiungere la risposta corretta alle domande chiuse, opzione molto utile soprattutto nei meeting di attività formativa.  

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Conclusioni

Microsoft Forms è uno strumento potente. Nelle aziende è l’ideale per estrapolare i feedback dei clienti e dei dipendenti, misurarne la soddisfazione, analizzare e migliorare le caratteristiche dei prodotti, pianificare e ottimizzare il business, ma anche per pianificare ed organizzare eventi aziendali.

L’enorme duttilità di Microsoft Forms è molto apprezzata anche negli istituti scolastici e di istruzione di qualsiasi livello per generare test personalizzati, raccogliere il feedback di insegnanti e genitori o realizzare un piano per le attività di classe e del personale.