Microsoft Excel è senza dubbio lo strumento di analisi dati storicamente più conosciuto ed utilizzato. Lanciato nel 1985, nel corso degli anni ha continuato ad aggiornarsi con nuove funzionalità fino ad arrivare alla versione attuale; viene utilizzato sia in ambito professionale che in ambito non professionale, basti pensare che ad oggi conta più di 750 milioni di utenti utilizzatori.
Nonostante la sua popolarità non sempre Excel è la scelta giusta per tutti, infatti, Microsoft mette a disposizione un altro strumento di analisi dei dati: Microsoft Power BI.
Power BI a differenza di Excel è progettato e sviluppato per l’uso professionale all’interno delle aziende, in particolare, dimostra al meglio le sue potenzialità come strumento di analisi dati per la reportistica aziendale.
Perché utilizzare Power BI
In questo articolo vedremo 5 ragioni per cui a chi si occupa di reportistica conviene passare da Excel a Power BI, nello specifico:
- Accesso e conservazione di grandi quantità di dati
- Analisi di trend in maniera rapida e veloce
- Funzionalità di UX pratiche ed intuitive
- Funzionalità integrate con i cloud
- Funzionalità di sicurezza a livello di riga
Accesso e conservazione di grandi quantità di dati
Power BI rispetto ad Excel non ha un limite nella quantità di dati analizzabili. Quando si lavora con database di grandi dimensioni che possono arrivare anche a centinaia di megabyte la maggior parte dei computer farebbe fatica a reggere lo sforzo in quanto il formato dei file di Excel (.csv) non permette una compressione dei dati ottimizzata come quella del formato utilizzato da Power BI (.PBIX) che invece utilizza un potente algoritmo di compressione per importare e organizzare i dati. Per questo lavorare con database di grandi dimensioni con Excel non è possibile e Power BI risulta così la scelta giusta.
Una funzionalità integrata in Power BI che permette di ottimizzare la fase di inserimento dei dati è la possibilità che il software memorizzi le fasi di preparazione dei dati e le ripeta durante l’inserimento di nuovi dati, questo per evitare di dover ripetere manualmente le fasi di organizzazione dei dati.
Analisi di trend in maniera rapida e veloce
Grazie alla funzione integrata all’interno di Power BI bastano pochi secondi per trovare vaste raccolte di dati divisibili per caratteristiche e dimensioni. Ciò permette rapidamente di creare grafici ed elementi visivi che vadano ad analizzare il trend dei dati inseriti nel corso di una linea temporale, in modo da presentare efficacemente i report aziendali.
Funzionalità di UX pratiche ed intuitive
Creare elementi visivi accattivanti in Power BI è molto semplice. La sua interfaccia è progettata per essere user-friendly e grazie alle similitudini con gli altri prodotti della suite di Microsoft Office l’utente si sentirà a suo agio con i comandi e le funzioni che già conosce.
Con i temi di Power BI inoltre è possibile fare attività di branding, i membri del team marketing una volta creato il tema (in formato .json) dovranno solamente importarlo durante lo sviluppo, in questo modo potranno creare grafici e tabelle con uno stile coerente tra di loro.
Funzionalità integrate con i cloud
Pubblicare e condividere i report creati con Power BI è molto più semplice rispetto a farlo con i report derivanti da Excel. Per quest’ultimo, infatti, si dovrebbero inviare una moltitudine di e-mail contenente file di grandi dimensioni, oppure condividere il file con Microsoft SharePoint e comunicare che il file è stato caricato. Con Power BI il processo è molto più semplice, è possibile caricare il file nel cloud di Power BI e automatizzare l’aggiornamento dei dati base con il pulsante pubblica situato nella sezione in alto a destra della home di Power BI.
Funzionalità di sicurezza a livello di riga
Grazie a Power BI è possibile aggiungere delle particolari funzionalità di sicurezza a livello di riga. Questa funzione per essere usata su Excel necessita una complicata serie di passaggi di programmazione, mentre in Power BI è comodamente realizzabile anche dai non programmatori.
Questa funzione può essere utile per aggiungere filtri in accesso in cui ci si può assicurare che i dipendenti abbiano accesso ai soli dati rilevanti per la loro attività o per la loro area geografica di competenza, ed evitare che altri utenti vedano i dati non di loro competenza.
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